ИСКУССТВО УПРАВЛЯТЬ

Для успешной и долгой жизни в бизнесе важно понимать, как выстроить процесс управления максимально эффективно. Управление – это наука и искусство одновременно. И здесь, как в любом деле, важна индивидуальность и творческий подход

СВЕТЛАНА БАЖЕНОВА, директор АНО «Дальневосточный центр развития гражданских инициатив и социального партнерства»СВЕТЛАНА БАЖЕНОВА,
директор АНО «Дальневосточный центр развития гражданских инициатив и социального партнерства»

Одна из главных особенностей малого бизнеса состоит в том, что здесь неизбежен низкий уровень специализации управленческих функций. В отличие от руководителей крупных предприятий, предприниматель вынужден принимать на себя исполнение всех управленческих функций. Но подавляющее их большинство в прошлом не были управленцами, а потому оказываются слабо подготовленными к решению связанных с этой работой задач. Более того, они не осознают своих слабостей и, терпя неудачи, объясняют их внешними причинами. Однако, как показывают исследования, только в 6% случаев банкротств малых предприятий причиной становились объективные внешние факторы.

РАЗДЕЛЯЙ И ВЛАСТВУЙ

Вся наша жизнь пронизана менеджментом – мы управляем, нами управляют. И весь этот массив делится на три больших сегмента: внешний менеджмент, внутренний менеджмент и самоменеджмент.

Внешний менеджмент – все, что относится к стратегии и тактике общения со сторонними организациями. Очень важная часть, так как в основном это контролирующие и фискальные органы. Вы должны очень четко знать: кто, когда и почему к вам прийти может, а кто нет. И быть готовыми: содержите в порядке документацию, вовремя сдавайте отчеты, инструктируйте персонал. И ничего не бойтесь – закон на вашей стороне.

Внутренний менеджмент – управление процессами производства и управление вашим персоналом. Эти вещи взаимосвязаны, и здесь внимание и акценты надо расставлять поровну – и чтобы задачи выполнялись, и люди себя чувствовали спокойно и уверенно. Тогда все будет работать и прибыль будет.

Управление – процесс непрерывный. И состоит он из нескольких этапов:

• определение целей;
• планирование, которое включает сбор информации и принятие решений;
• инструктаж;
• контроль и поддержка (именно поддержка, так как важно не найти и наказать виновных, а определить трудности и узкие места и исправить, чтобы избежать неудачи);
  оценка.

С этапа оценки процесс запускается заново – сделанные выводы позволят понять, правильно ли были поставлены цели, намечен план, проведен ли инструктаж и т.д. На первый взгляд, приходится бегать по кругу. На самом деле идет развитие по восходящей и расширяющейся спирали, которая выводит вас, ваше предприятие и ваш коллектив на новые горизонты.
Успешному лидеру на все должно хватать времени. И здесь не обойтись без собственной системы самоменеджмента. К нему относится управление собой, своими эмоциями, своим здоровьем и своим временем.

Время — это ресурс, который не восстанавливается. Древние греки говорили, что нельзя дважды вступить в одну и ту же реку. Время – это то, что имеют люди в одинаковом количестве, независимо от размеров кошелька, старайтесь как можно эффективнее использовать этот бесценный ресурс.

Существует много теорий эффективного управления временем. Одной из них является теория Стивена Кови, лично мне она импонирует больше всего. Суть этой теории в  утверждении — эффективное управление временем на самом деле является управление самим собой на основе приоритетов.

Стивен Кови разделил все дела, которые выполняют люди, на группы, положив в основу два критерия: срочность и важность. Получилось 4 группы:

Срочные и важные — это всегда кризисы, неотложные дела, которые требуют немедленного решения. Именно здесь мы теряем свое здоровье и тратим много нервной энергии;

Несрочные и важные — это планирование, сбалансированность всех сфер жизни человека, предотвращение кризисных ситуаций и т.д. Для меня это путь к успеху;

Срочные и неважные — это выполнение дел для других людей, неважные для вас, разговоры и т.д;

Несрочные и неважные — это праздное времяпровождение, лежание на диване, просмотр без разбора телевизионных программ (слишком много ТВ), прожигание жизни и т.д.
Когда человек проводит почти все свое время в первой группе, то результатом его деятельности являются нервные срывы, подорванное здоровье. Человек, выбирающий приоритеты третьей и четвертой групп, приходит к потере смысла своей жизни. Жизнь проходит неосознанно и бездарно. Так называемые «пожиратели» нашего времени находятся как раз здесь.

Настоящая эффективность — это пребывание в группе под номером два, где находятся дела не срочные, но очень важные, те, которые составляют смысл нашей жизни. Чтобы больше времени проводить в этой группе, определите свои жизненные приоритеты, ставьте цели и на основании этого планируйте свои дела.

Еще одним важным моментом личного тайм-менеджмента является создание своей системы ведения ежедневника. Для меня эффективной оказалась следующая структура планирования дел.

Сначала я планирую дела на год, потом на каждый месяц расписываю задачи и составляю план-сетку. В соответствии с этим планом я расписываю задачи на ближайшую неделю. Имея такую систему, достаточно легко составлять план на каждый день. Я не использую для себя стандартный ежедневник. Для меня они слишком ограниченны. Создавая свой ежедневник, использую яркую цветную бумагу, красивые фломастеры, текстовыделители, рамочки.

Мне интересно планировать, этот процесс превратился в увлекательную и красивую игру – придумываю, каким цветом выделить неделю, как раскрасить ближайший месяц. Мне это нравится, общение с ежедневником доставляет мне удовольствие. Заметила, спланированное выполняется, в моей жизни становится больше дел из второй группы. Остается и вам пожелать того же!

Успешный руководитель всегда лидер. А сущность лидерства состоит в том, что результаты достигаются при помощи людей. Как сказал президент компании «Бритиш Аэроспейс», лидерство – это искусство получать от людей больше, чем, по их мнению, они могут дать.