ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ, или ТОЧИТЕ СВОЮ ПИЛУ

Время – это крайне ограниченный ресурс. «Ничего не успеваю! Времени катастрофически не хватает. Куда оно уходит?!» – как часто мы это восклицаем под навалившейся грудой дел. «Сотрудники уходят домой в 9-10 вечера, а работа все равно не выполняется. В чем причина? Как научить менеджеров грамотно управлять собственным временем?» – сетуют многие руководители. В чем же причины?

ЖАННА ЯЛОЗА, директор кадрового агентства "Успех" в г. НаходкеЖАННА ЯЛОЗА,
директор кадрового агентства «Успех» в г. Находке,
ул. Верхне-Морская, 9, офис 27, телефон: 697-197

Время течет неотвратимо и постоянно. Как же им толково распорядиться? Американский специалист по организации труда А. Маккензи в процессе своих исследований опросил несколько тысяч менеджеров и пришел к следующим выводам:

• из ста менеджеров только одному хватает рабочего времени;
• десятерым нужно его увеличить на 10%;
• сорока менеджерам – на 25%;
• оставшимся – на 50%.

Никто не учил и не учит нас беречь свое и чужое время. На протяжении всей сознательной жизни у нас, как правило, воруют время. Бывает, что в рабочие часы мы не может дозвониться до учреждений, приезжаем по делу, а офис закрыт без какого-либо объявления. А сколько раз случайный посетитель ломал вам весь дневной план работы своими пустыми разговорами?! Еще один распространенный способ обворовывания – бесполезные совещания. Но мы и сами обкрадываем себя, когда разводим неразбериху на рабочем столе, а потом часами разыскиваем нужный документ.

СОБРАНИЕ ПАРАДОКСОВ

Парадокс времени. Каждый располагает всем своим временем, но почти всем его не хватает.

Парадокс открытой двери. Оставляя дверь открытой в надежде улучшить обмен информацией, мы часто способствуем тривиальной болтовне. Открытая дверь означает вашу доступность, а не открытость.

Парадокс тирании срочных дел. Мы часто беремся за решение срочных, а не важных вопросов. Долгосрочные приоритеты забываются, а это неминуемо ведет к кризису в будущем.

Парадокс заваленного стола. Мы оставляем бумаги на столе, чтобы не забыть о них. Бумаги либо тут же теряются, либо же действительно постоянно попадаются на глаза и тем самым отрывают от работы.

Парадокс удлиненного рабочего дня. Задерживаясь на работе, мы считаем, что имеем возможность уделить решению каждого вопроса больше времени, но при этом больше устаем, и работа замедляется еще больше.

Парадокс активность – результаты. Мы часто путаем активность с результативностью, движение с достижениями. В результате, конкретных задач уже не различаем, а все усилия направляем на то, чтобы оставаться в этом состоянии постоянной деловитости, так становятся убежденными «трудоголиками».

Парадокс производительность – эффективность. Мы склонны путать результативность с эффективностью и потому заботимся часто о том, чтобы сделать работу как надо, а не ту, что надо. Как бы эффективно ни была выполнена работа, если она не нужна, никакого эффекта не последует.

Парадокс планирования. Мы часто не планируем свои действия из-за нехватки времени.

В связи с последним хотела бы рассказать достаточно известную притчу. Человек изо всех сил пытается спилить дерево. Он пилит его уже четыре часа, но особых результатов не видно, хотя он уже очень устал. Прохожий увидел эту картину и спросил: «Почему бы тебе не сделать перерыв, а заодно и не наточить пилу?» - «У меня нет времени точить пилу. Я слишком занят», - отвечает человек.

Итак, несмотря на столь частую повторяемость этого совета, он не перестает быть главным в деле управления временем: точите свою пилу – планируйте, планируйте и еще раз планируйте! Эффективное планирование уменьшает время, затрачиваемое на исполнение, и позволяет достичь лучших результатов.

ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ

Одним из самых распространенных методов выяснения причин потерь времени является самофотография дня (записывание всего того, что вам приходится делать в течение дня). Для анализа необходимо взять типичный отрезок времени в две-три недели. В ходе анализа нужно инвентаризировать все виды деятельности, в которых вы участвовали. Выявить их повторяемость, а также проблемы, решаемые по одинаковому алгоритму.

Разрешение последних необходимо передать в компетенцию более низких уровней управления (конечно, если такая возможность имеется; это могут быть члены семьи, в случае решения личных проблем, или подчиненные, при решении проблем производственных). Отметить причины вынужденных перерывов в работе, нарушающих запланированный трудовой процесс. Выделите все, что помешало вам. Дайте оценку ("Да" или "Нет") каждому виду деятельности по следующим критериям:

А – была ли необходимость в проделанной работе?              
Б – затраты времени были адекватны значимости и целесообразности проделанной работы?            
В – устанавливался ли вами временной интервал для проделанной работы?                

Уточните продолжительность работ с отметкой «Нет» по каждому критерию (сумма А, сумма Б, сумма В). Рассчитайте отношение этих величин к общей продолжительности рабочего времени в процентах.    

Если окажется, что это отношение  превышает 10%, то, скорее всего, у вас проблемы с целеполаганием или выбором технологии выполнения работы (критерий А и Б), или делегированием полномочий (критерий А), или планированием (критерий В).   

Из всего перечня потерь времени выберите пять самых значительных, поразмышляйте над ними и придумайте способы борьбы с ними.

Приведу основные, наиболее распространенные «поглотители времени» и возможные методы борьбы с ними.

И еще несколько слов по проблеме управления своим временем. Необходимо знать, что у каждого человека индивидуальный дневной ритм. Проанализируйте свой уровень трудоспособности по времени суток и попробуйте найти ответы на вопросы:
- когда в течение рабочего дня я работаю наиболее эффективно?
- в какое время я лучше решаю сложные, творческие вопросы?
- в какое время я чувствую себя как выжатый лимон?
- когда и как я снимаю усталость?
- в какое время я ложусь спать?

Основываясь на результатах ответа, составьте свой индивидуальный график работоспособности.
Если по каким-либо причинам вышеперечисленные советы оказались неэффективны, вы все равно ничего не успеваете, воспользуйтесь услугами консультантов.